Gebruikershandleiding > Agenda > Afspraken maken > Deelnemers of bronnen toevoegen bij het maken van een afspraak

Agenda

Afspraken maken

Deelnemers of bronnen toevoegen bij het maken van een afspraak

U kan andere gebruikers of externe deelnemers uitnodigen voor een afspraak.

Deelnemers of bronnen toevoegen in het afspraak bewerkscherm gaat als volgt:

  1. In het invoerveld onder Deelnemers en bronnen geeft u het e-mailadres van de deelnemer, de naam van een groep, distributielijst of bron.

    • Tijdens het invoeren worden bijpassende suggesties weergegeven. Om een suggestie te accepteren, klikt u erop. Druk op Enter om de eerste suggestie te accepteren.

    • Om deelnemers of bronnen uit een adresboek te selecteren, klikt u het Selecteer contact pictogram aan de rechterzijde van het invoerveld.

    Als een deelnemer niet noodzakelijk is voor de afspraak kan u deze markeren als optioneel. Klik hiervoor op het Markeren als optioneel pictogram naast de deelnemer.

  2. Afhankelijk van de configuratie kan u opgeven dat deelnemers de afspraak later kunnen aanpassen. Om dit te doen selecteert u het aankruisvakje Deelnemers kunnen aanpassingen maken. Houd rekening met het volgende:

    • Deze optie is niet beschikbaar voor afspraken in openbare mappen.

    • Deze afspraak kan niet door externe deelnemers aangepast worden.

    • Het selectievakje is alleen beschikbaar voor de organisator van de afspraak. Elke wijziging wordt gedaan namens de organisator.

    • Deelnemers kunnen andere deelnemers toevoegen, maar deelnemers niet verwijderen.Deelnemers kunnen zichzelf niet verwijderen uit de afspraak.

  3. Om deelnemers of bronnen te verwijderen, klikt u op het Verwijderen pictogram .

    Standaard wordt u aangemerkt als de organisator als u een afspraak maakt. Als u een afspraak maakt in een openbare agenda, kan u de organisator uit de afspraak verwijderen. Om dit te doen klikt u het Verwijder pictogram .

Resultaat:

  • Alle deelnemers ontvangen een notificatie in het meldingengebied. In de Agenda sectie van de meldingsinstellingen kunnen deelnemers instellen of zij ook een uitnodiging willen ontvangen via e-mail.

    Externe deelnemers ontvangen een uitnodiging via een e-mail.

  • Als deelnemers de afspraak accepteren, wordt de afspraak in hun agenda opgenomen.

  • In de Agenda sectie van de meldingsinstellingen kunt u definiĆ«ren of u een uitnodigingsmail wilt ontvangen als een deelnemer een afspraak accepteert of weigert.

    Als interne deelnemers de afspraak accepteren of weigeren ontvangt u een e-mail.

  • Afhankelijk van de configuratie, kan u een beheerde bron toewijzen aan de afspraak. In dat geval krijgt de verantwoordelijke een reserveringsverzoek voor deze bron.

  • Zodra de boekingsgemachtigde uw reserveringsverzoek voor de bron accepteert of afwijst, wordt u hiervan op de hoogte gesteld.

Tip: Om vrije afspraken van alle deelnemers en bronnen te vinden, kunt u de planningsweergave gebruiken.

Bovenliggende acties:

Onderliggende functies:

Zie ook: Afspraken maken