podręcznik użytkownika > Kalendarz > Tworzenie spotkań > Dodawanie uczestników lub zasobów podczas tworzenia spotkania

Kalendarz

Tworzenie spotkań

Dodawanie uczestników lub zasobów podczas tworzenia spotkania

Możesz zapraszać na spotkania innych użytkowników lub uczestników zewnętrznych.

Jak dodać uczestników lub zasoby w oknie edycji spotkania:

  1. W polu wejściowym pod pozycją Uczestnicy i zasoby wprowadź: adresy e-mail uczestników, nazwę grupy, listę dystrybucyjną lub zasób.

    • Podczas wpisywania znaków będą wyświetlane pasujące sugestie. Aby wybrać jedną z nich, po prostu ją kliknij. Aby zaakceptować pierwszą sugestię, naciśnij klawisz Enter.

    • Aby wybrać uczestników lub zasoby z książki adresowej, kliknij ikonę Wybierz kontakty z prawej strony pola wejściowego.

    Jeśli uczestnik nie musi uczestniczyć w spotkaniu, ale powinien zostać o nim poinformowany, możesz oznaczyć uczestnika jako opcjonalnego. Aby to zrobić, kliknij widoczną obok uczestnika ikonę Oznacz jako opcjonalnego .

  2. Przy pewnych konfiguracjach możesz określić, czy uczestnicy będą moli później edytować termin spotkania. Aby to zrobić, zaznacz pole wyboru Uczestnicy mogą dokonywać zmian. Pamiętaj:

    • Ta opcja będzie niedostępna w przypadku spotkań w folderach publicznych.

    • Uczestnicy zewnętrzni nie mogą zmieniać tych spotkań.

    • To pole wyboru jest dostępne tylko dla organizatora spotkania. Każda zmiana jest dokonywana w imieniu organizatora.

    • Uczestnicy mogą dodawać innych uczestników, ale nie usuwać ich. Uczestnicy nie mogą usuwać samych siebie ze spotkania.

  3. Aby usunąć uczestnika lub zasób, kliknij ikonę Usuń .

    Domyślnie osoba tworząca spotkanie jest ustawiana jako jego organizator. Jeśli tworzysz spotkanie w kalendarzu publicznym, możesz organizatora z niego usunąć. W tym celu kliknij ikonę Usuń .

Wynik:

  • Wszyscy uczestnicy otrzymają powiadomienie w obszarze powiadomień. W sekcji Kalendarz ustawień powiadomień uczestnicy mogą określić, czy chcą otrzymać zaproszenie na spotkanie również przez e-mail.

    Uczestnicy zewnętrzni otrzymają zaproszenie na spotkanie pocztą e-mail.

  • Jeśli uczestnik zaakceptuje spotkanie, zostanie ono wprowadzone do jego kalendarza.

  • W sekcji Kalendarz w ustawieniach powiadomień możesz określić, czy otrzymasz powiadomienie e-mail, jeśli uczestnik przyjmie lub odrzuci zaproszenie na spotkanie.

    Jeśli uczestnik zewnętrzny przyjmie lub odrzuci zaproszenie na spotkanie, otrzymasz wiadomość e-mail.

  • W niektórych konfiguracjach można do spotkania przypisać zasób zarządzany. W takim przypadku specjalista ds. rezerwacji otrzyma prośbę o rezerwację tego zasobu.

  • Gdy tylko osoba odpowiedzialna za rezerwacje przyjmie albo odrzuci prośbę o rezerwację zasobu, otrzymasz o tym informację.

Wskazówka: aby znaleźć wolny termin spotkania, w którym wszyscy uczestnicy i wszystkie zasoby będą do dyspozycji, użyj widoku planowania.

Działania nadrzędne:

Działania podrzędne:

Temat nadrzędny: Tworzenie spotkań