Je nach App können Sie Daten für andere Personen zum Lesen oder zum Bearbeiten freigeben, indem Sie zu einer Freigabe einladen oder einen öffentlichen Link erstellen und weitergeben.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
E-Mail-Ordner
Den Ordner Posteingang sowie alle Ordner und Unterordner unterhalb von Meine Ordner können Sie an interne Benutzer zum Lesen freigeben.
Die internen Benutzer müssen den freigegebenen E-Mail-Ordner abonnieren, damit sie die E-Mails dieses Ordners lesen können, siehe Freigegebene oder persönliche E-Mail-Ordner abonnieren.
Der Ordner Meine Ordner kann nicht freigegeben werden.
Wenn Sie einen Ordner freigeben, werden Unterordner dieses Ordners nicht automatisch freigegeben.
Kalender
Die Ordner unterhalb von Meine Kalender können Sie an interne Benutzer und an externe Kontakte zum Lesen oder zum Bearbeiten freigeben.
Der Ordner Meine Kalender kann nicht freigegeben werden.
Adressbuch
Die Ordner unterhalb von Meine Adressbücher können Sie an interne Benutzer zum Lesen oder zum Bearbeiten freigeben, an externe Kontakte nur zum Lesen.
Die Ordner Meine Adressbücher und Alle Benutzer können nicht freigegeben werden.
Aufgaben
Die Ordner unterhalb von Meine Listen können Sie an interne Benutzer zum Lesen oder zum Bearbeiten freigeben, an externe Kontakte nur zum Lesen.
Der Ordner Meine Listen kann nicht freigegeben werden.
Drive
Den Ordner Meine Dateien sowie alle enthaltenen Dateien und Ordner können Sie an interne Benutzer und an externe Kontakte zum Lesen oder zum Bearbeiten freigeben.
Wenn Sie einen Ordner freigeben, werden alle Unterordner dieses Ordners automatisch mit freigegeben.
In allen Apps außer in der App E-Mail können Sie einen öffentlichen Link erstellen und an andere Personen weitergeben. Mit Hilfe des öffentlichen Links können Personen die freigegebenen Daten nur lesen, nicht bearbeiten.
Hinweise:
Um Daten freizugeben, müssen Sie für den entsprechenden Ordner die Administrator-Berechtigung besitzen. An Ihren persönlichen Kalendern, Adressbüchern und Aufgabenlisten haben Sie exklusive Administrator-Berechtigungen. Sie können anderen Personen keine Administrator-Berechtigungen an diesen Ordnern erteilen.
Freigegebene Ordner sind mit dem Symbol Freigabe markiert.
In der App Drive werden freigegebene Objekte unterhalb des Ordners Meine Freigaben angezeigt.
Als Ergebnis einer Freigabe erhalten Personen bestimmte Berechtigungen an den freigegebenen Daten, siehe Welche Berechtigungen können verwendet werden? und Anwendungsbeispiele für Berechtigungen.
Für externe Kontakte gelten die folgenden Regeln:
Sie bestimmen, welche Personen mit welchen Berechtigungen auf eine Freigabe zugreifen dürfen. In Abhängigkeit davon werden externe Kontakte als Gastbenutzer mit oder ohne Kennworteingabe an der Groupware angemeldet.
Ein Gastbenutzer sieht in der Groupware ausschließlich die Daten und die entsprechenden Apps, für die eine Freigabe für den Gastbenutzer existiert. Er hat auf die Apps E-Mail und Portal keinen Zugriff.
Ein Gastbenutzer hat keinen Zugriff auf das Adressbuch Alle Benutzer. Er kann selbst keine Freigaben anlegen.
So geben Sie Daten frei für andere Personen:
Wählen Sie die App, in der Sie Daten freigeben möchten. Wählen Sie in der Ordneransicht einen Ordner.
In der App Drive wählen Sie alternativ im Anzeigebereich einen Ordner oder eine Datei.
Hinweis: Je nach App können manche Ordner nicht freigegeben werden.
Klicken Sie neben dem Ordnernamen auf das Symbol Aktionen . Klicken Sie auf Freigeben / Berechtigungen.
In der App Drive klicken Sie alternativ in der Werkzeugleiste auf das Symbol Freigeben , oder Sie verwenden im Anzeigebereich das Kontextmenü.
Das Fenster zum Erteilen von Berechtigungen öffnet sich.
Wenn Sie die Daten ausschließlich an bestimmte Personen freigeben wollen, wählen Sie unter Wer kann auf diesen Ordner zugreifen? den Eintrag Nur eingeladene Personen.
Hinweis: In der App E-Mail ist diese Einstellung nicht verfügbar.
Geben Sie in Personen einladen einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein.
Um die Berechtigung einer Person festzulegen, wählen Sie in Einladen als eine Benutzerrolle.
Um die Benutzerrolle einer hinzugefügten Person anzupassen, klicken Sie neben der Person auf die zugewiesene Benutzerrolle oder auf Details.
Um die Berechtigung für eine Person zu entfernen, klicken Sie neben der Person am rechten Rand auf das Symbol Aktionen . Klicken Sie auf Entfernen.
Das Eingabefeld Einladungsnachricht (optional) wird angezeigt. Bei Bedarf geben Sie eine Nachricht ein.
Wenn Sie die Daten an alle Personen freigeben wollen, die einen Link erhalten, wählen Sie unter Wer kann auf diesen Ordner zugreifen? den Eintrag Jeder mit dem Link und eingeladene Personen.
Hinweis: In der App E-Mail ist diese Funktion nicht verfügbar.
Um den Link mit Hilfe der Zwischenablage weiterzugeben, klicken Sie neben Öffentlicher Links auf Link kopieren.
Mit Hilfe des Links können Personen die freigegebenen Daten nur lesen. Andere Berechtigungen können für öffentliche Links nicht vergeben werden.
Bei Bedarf können Sie zusätzlich Personen zu der Freigabe einzuladen.
Optionen:
Um die Einstellungen anzupassen, klicken Sie in der Titelleiste auf das Symbol Freigabeoptionen . Die folgenden Einstellungen sind verfügbar:
Link-Optionen
Wenn die Freigabe nach einer bestimmten Zeit erlöschen soll, wählen Sie in Ablaufdatum einen Zeitraum.
Wenn Sie den Zugriff mit Hilfe eines Passworts schützen wollen, geben Sie in Passwort (optional) ein Passwort ein. Stellen Sie sicher, dass der Empfänger des öffentlichen Links das Passwort erhält.
Hinweis: In der App E-Mail sind die Link-Optionen nicht verfügbar.
Einladungsoptionen
Damit Personen, die Sie zu einer Freigabe einladen, automatisch eine Nachricht erhalten, aktivieren Sie Benachrichtigung per E-Mail senden.
Untergeordnete Aktionen:
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