Sie können Daten für andere Personen zum Lesen oder zum Bearbeiten freigeben, indem Sie diese Personen zu einer Freigabe einladen. Diese Personen erhalten automatisch eine Einladungs-E-Mail.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
Sie können E-Mail-Ordner an interne Benutzer zum Lesen freigeben. Wenn Sie einen E-Mail-Ordner freigeben, werden Unterordner nicht freigegeben.
Sie können Kalender, Adressbücher und Aufgabenordner an interne Benutzer zum Lesen oder zum Bearbeiten freigeben.
Hinweis: Das Globale Adressbuch kann nicht freigegeben werden.
Sie können Adressbücher und Aufgabenordner an externe Kontakte zum Lesen freigeben.
Sie können Kalender an externe Kontakte zum Lesen oder zum Bearbeiten freigeben.
In der App Drive können Sie Ordner und Dateien an interne Benutzer und an externe Kontakte zum Lesen oder zum Bearbeiten freigeben. Wenn Sie einen Drive Ordner freigeben, werden Unterordner automatisch mit freigegeben.
In allen Apps außer in der App E-Mail können Sie zusätzlich einen öffentlichen Link erstellen und an andere Personen weitergeben.
Mit Hilfe des öffentlichen Links können Personen die freigegebenen Daten nur lesen, nicht bearbeiten.
Beachten Sie die folgenden Hinweise:
Freigegebene Ordner sind mit dem Symbol Freigabe markiert.
In der App Drive werden freigegebene Objekte unterhalb des Ordners Meine Freigaben angezeigt.
Wenn Sie einen E-Mail-Ordner an einen internen Benutzer freigeben, muss der interne Benutzer diesen E-Mail-Ordner abonnieren, damit er die E-Mails dieses Ordners lesen kann, siehe Freigegebene oder persönliche E-Mail-Ordner abonnieren.
Als Ergebnis einer Freigabe erhalten Personen bestimmte Berechtigungen an den freigegebenen Daten, siehe Welche Berechtigungen können verwendet werden? und Anwendungsbeispiele für Berechtigungen.
Um Daten freizugeben, müssen Sie für den entsprechenden Ordner die Administrator-Berechtigung besitzen.
An Ihren persönlichen Ordnern vom Typ Adressbuch, Kalender, Aufgaben haben Sie exklusive Administrator-Berechtigungen. Sie können anderen Benutzern keine Administrator-Berechtigungen an diesen Ordnern erteilen.
Für externe Kontakte gelten die folgenden Regeln:
Sie bestimmen, welche Personen mit welchen Berechtigungen auf eine Freigabe zugreifen dürfen. In Abhängigkeit davon werden externe Kontakte als Gastbenutzer mit oder ohne Kennworteingabe an der Groupware angemeldet.
Ein Gastbenutzer sieht in der Groupware ausschließlich die Daten und die entsprechenden Apps, für die eine Freigabe für den Gastbenutzer existiert. Er hat auf die Apps E-Mail und Portal keinen Zugriff.
Ein Gastbenutzer hat keinen Zugriff auf das Globale Adressbuch.
Ein Gastbenutzer kann selbst keine Freigaben anlegen.
So geben Sie Daten frei für andere Personen:
Wählen Sie die App, in der Sie Daten freigeben möchten. Wählen Sie in der Ordneransicht einen Ordner.
In der App Drive wählen Sie alternativ im Anzeigebereich einen Ordner oder eine Datei.
Hinweis: Je nach App können manche Ordner nicht freigegeben werden.
Klicken Sie neben dem Ordnernamen auf das Symbol Aktionen . Klicken Sie auf Freigeben / Berechtigungen.
In der App E-Mail klicken Sie auf Berechtigungen.
In der App Drive klicken Sie alternativ in der Werkzeugleiste auf Freigeben, oder Sie verwenden im Anzeigebereich das Kontextmenü.
Das Fenster zum Erteilen von Berechtigungen öffnet sich.
Hinweis: In der App E-Mail ist die folgende Option nicht verfügbar.
In Wer kann auf diesen Ordner zugreifen? bestimmen Sie, wer Zugriff auf die Daten erhalten soll:
Wenn Sie die Daten ausschließlich an bestimmte Personen freigeben wollen, klicken Sie auf Nur eingeladene Personen.
Wenn Sie die Daten nicht nur an bestimmte Personen freigeben wollen, sondern an alle Personen, die einen Link zu den Daten erhalten, Klicken Sie auf Jeder mit dem Link und eingeladene Personen.
Mit Hilfe des Links können Personen die freigegebenen Daten nur lesen. Andere Berechtigungen können für öffentliche Links nicht vergeben werden.
Um die gewünschten Personen einzuladen, geben Sie in Personen einladen einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein.
Um die Berechtigung einer Person festzulegen, wählen Sie in Einladen als eine Benutzerrolle.
Um die Benutzerrolle einer hinzugefügten Person anzupassen, klicken Sie neben der Person auf die zugewiesene Benutzerrolle oder auf Details.
Um die Berechtigung für eine Person zu entfernen, klicken Sie neben der Person am rechten Rand auf das Symbol Aktionen . Klicken Sie auf Entfernen.
Wenn Sie Personen einladen, wird das Eingabefeld Einladungsnachricht (optional) angezeigt. Bei Bedarf geben Sie eine Nachricht ein.
Wenn Sie Jeder mit dem Link und eingeladene Personen gewählt haben, können Sie den Link weitergeben, indem Sie neben dem Link auf Link kopieren klicken.
Um die Einstellungen anzupassen, klicken Sie in der Titelleiste auf das Symbol Freigabeoptionen . Die folgenden Einstellungen sind verfügbar:
Link-Optionen
Wenn die Freigabe nach einer bestimmten Zeit erlöschen soll, wählen Sie in Ablaufdatum einen Zeitraum.
Wenn Sie den Zugriff mit Hilfe eines Passworts schützen wollen, geben Sie in Passwort (optional) ein Passwort ein. Stellen Sie sicher, dass der Empfänger des öffentlichen Links das Passwort erhält.
Einladungsoptionen
Damit Personen, die Sie zu einer Freigabe einladen, automatisch eine Nachricht erhalten, aktivieren Sie Benachrichtigung per E-Mail senden.
Untergeordnete Aktionen:
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