關於此文件

術語

Groupware

本說明文件描述的軟體。包含 PIM(個人資訊管理) 功能:電子郵件、聯絡人、行事曆。包含在團體中協作的相關功能,包含共享通訊錄及行事曆。視設定而定,可以使用某些功能:任務管理、私人或共享檔案儲存空間、文件處理。

相關主題:

代理人

代理人是代替另一位內部使用者管理郵件或約會排程的內部使用者。為了達到這個目的,將授予下列權限給代理人:

  • 讀取、傳送、管理其他使用者的郵件

  • 排程、編輯、管理其他使用者的約會

相關主題:

使用者介面

這裡是指 Groupware 界面。使用者介面包含不同的獨立元素。

相關主題:

使用階段

使用階段就是 Groupware 伺服器與客戶端(例如:瀏覽器、郵件軟體或手機應用程式)間的連線。使用階段從登入時開始,登出時結束。

相關主題:

元素

使用者介面元素。例如視窗、標籤、 按鈕等。

相關主題:

分類

您可以在不同應用程式中,使用分類來管理郵件、約會、聯絡人,無須只能使用資料夾功能。此功能讓使用者能更簡單地就能找到邏輯上相關的物件,例如特定專案或客戶的所有約會、聯絡人。視設定而定,會預先設定好某些分類。您可自行設定分類。

註:對於電子郵件來說,您也可以使用收件匣標籤。

相關主題:

參與者

被邀請參加一項約會或工作的用戶。參與者也稱為內部參與者,以與邀請為訪客的外部參與者區別。

受管理的資源

受管理的資源是可以於約會使用的會議室或裝置。

與一般資源不同,受管理的資源僅在會議代表確認會議時才會被借用。這是為了要確保資源在準備好提供下次借用前不可被借用。例如:

  • 會議室需要的投影機。

  • 需要充電或加油的車輛。

受管理的資源的其他特徵,與一般資源相同。

相關主題:

外部參與者

約會或任務的參與者,而非為 Groupware 內部使用者或訪客使用者。

相關主題:

外部電子郵件帳號

您將自動取得 Groupware 的電子郵件帳號。您無法刪除此帳號。

相關主題:

外部電子郵件帳號

管理員可設定功能性郵件帳號,並指派給特定使用者使用。功能性郵件帳號有下列屬性:

  • 服務特別目的,例如與顧客溝通。

    常見範例為 support@example.com、info@example.com。

  • 可與多個使用者一同讀取、回覆或寄發郵件。

    由管理員定義那些使用者可使用功能性郵件帳號。

  • 使用者不可編輯或刪除功能性郵件帳號。

相關主題:

帳號

帳號是使用者能使用電腦系統的基本身分識別方式。帳號範例:

  • Groupware 帳號。

  • GMail 帳號

  • DropBox 帳號

  • Facebook 帳號

為了要能使用,每名使用者有一組帳號密碼。根據帳號,電腦系統方可識別出不同使用者。也可將某些屬性指派給使用者,例如存取權限或設定。

相關主題:

應用程式

應用程式是提供某些功能的 Groupware 元件。例如:透過 電子郵件 應用程式,您可以收發或管理郵件。

所有使用者通訊錄

包含所有使用者的地址資料。視設定而定,每位使用者可以編輯位於此通訊錄中的個人資料。

視設定而定,此通訊錄可以有不同名稱,例如內部使用者全域通訊錄

收件匣分類

收件匣分頁功能讓您可以輕鬆整理收件匣當中的信件。透過分頁,收到的郵件將會根據寄件者的不同儲存於 收件匣。視設定而定,會預先設定好某些收件匣分頁。可依照您的需求設定其他收件匣分頁。

僅能對收件匣設定收件匣分頁。若您需要其他儲存選項,請使用資料夾畫面來建立信件匣。

相關主題:

物件

物件是由使用者建立管理的 Groupware 資料。例如:電子郵件、聯絡人、約會、任務、文件、檔案、資料夾、通訊錄、行事曆

用戶

擁有 Groupware 帳號的人員,稱為使用者或內部使用者。每為使用者都有一組帳號密碼。所有使用者 通訊錄包含所有使用者的聯絡資料。

相關主題:

網域

網域是用來在網路上開啟網頁的地址。例如:www.example.com。網域有時也稱為網址。

群組

一個群組包含了群組名稱跟一群內部使用者。群組可用作下列用途:

  • 新增至約會或任務

  • 透過邀請至某個分享項目來授權

視設定而定,會預先設定好某些群組。視 Groupware 設定而定,使用者可取得權限建立更多群組。

相關主題:

訪客

收到來自其他使用者分享邀請,或以外部參與者身分被加入到某場約會或任務的人。訪客僅可存取受到邀請的物件。某些物件無法分享給訪客,例如所有使用者.通訊錄。

相關主題:

資料夾

資料夾包含應用程式相關物件。在某些程式中,資料夾也可包含子資料夾。某些資料夾是預設好的,而使用者可建立其他資料夾。資料夾範例:信件匣、通訊錄、行事曆、任務資料夾

相關主題:

資源

資源是可以於約會使用的會議室或裝置。一個資源包含資源名稱、電子郵件地址以及非必要的描述。

您只能新增未被其他約會使用的資源。

視 Groupware 設定而定,會預先設定好某些資源。視設定而定,使用者可取得權限建立更多資源。

相關主題:

通訊組列表

通訊組清單包含清單名稱、一些電子郵件地址。您可建立或編輯自己的通訊組清單。其他的使用者看不到您的通訊組清單。通訊組清單可用作下列用途:

  • 發送電子郵件給多位聯絡人

  • 新增多位成員到約會或任務

  • 透過邀請至某個分享項目來授權給多個成員

視 Groupware 設定而定,會預先為所有使用者設定好某些通訊組清單。

相關主題:

電子郵件討論串

電子郵件討論串是一系列電子郵件對話。.討論串中包含原始郵件跟所有回覆。討論串中的所有電子郵件都有相同主旨。最新的電子郵件代表了最新的回覆。

相關主題: