Sie können Daten für andere Personen zum Lesen oder zum Bearbeiten freigeben, indem Sie diese Personen zu einer Freigabe einladen. Diese Personen erhalten automatisch eine Einladungs-E-Mail. Alternativ können Sie Daten zum Lesen freigeben, indem Sie einen öffentlichen Link erstellen und an andere Personen weitergeben.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
Sie können E-Mail-Ordner an interne Benutzer zum Lesen freigeben. Wenn Sie einen E-Mail-Ordner freigeben, werden Unterordner nicht freigegeben.
Sie können Kalender, Adressbücher und Aufgabenlisten an interne Benutzer zum Lesen oder zum Bearbeiten freigeben.
Hinweis: Das Adressbuch Alle Benutzer kann nicht freigegeben werden.
Sie können Kalender an externe Kontakte zum Lesen oder zum Bearbeiten freigeben. Sie können Adressbücher und Aufgabenlisten an externe Kontakte zum Lesen freigeben.
In der App Drive können Sie Ordner und Dateien an interne Benutzer und an externe Kontakte zum Lesen oder zum Bearbeiten freigeben. Wenn Sie einen Drive Ordner freigeben, werden Unterordner automatisch mit freigegeben.
In allen Apps außer in der App E-Mail können Sie einen öffentlichen Link erstellen und an andere Personen weitergeben. Mit Hilfe des öffentlichen Links können Personen die freigegebenen Daten nur lesen, nicht bearbeiten.
Beachten Sie die folgenden Hinweise:
Um Daten freizugeben, müssen Sie für den entsprechenden Ordner die Administrator-Berechtigung besitzen. An Ihren persönlichen Kalendern, Adressbüchern und Aufgabenlisten haben Sie exklusive Administrator-Berechtigungen. Sie können anderen Personen keine Administrator-Berechtigungen an diesen Ordnern erteilen.
Freigegebene Ordner sind mit dem Symbol Freigabe markiert.
In der App Drive werden freigegebene Objekte unterhalb des Ordners Meine Freigaben angezeigt.
Wenn Sie einen E-Mail-Ordner an einen internen Benutzer freigeben, muss der interne Benutzer diesen E-Mail-Ordner abonnieren, damit er die E-Mails dieses Ordners lesen kann, siehe Freigegebene oder persönliche E-Mail-Ordner abonnieren.
Als Ergebnis einer Freigabe erhalten Personen bestimmte Berechtigungen an den freigegebenen Daten, siehe Welche Berechtigungen können verwendet werden? und Anwendungsbeispiele für Berechtigungen.
Für externe Kontakte gelten die folgenden Regeln:
Sie bestimmen, welche Personen mit welchen Berechtigungen auf eine Freigabe zugreifen dürfen. In Abhängigkeit davon werden externe Kontakte als Gastbenutzer mit oder ohne Kennworteingabe an der Groupware angemeldet.
Ein Gastbenutzer sieht in der Groupware ausschließlich die Daten und die entsprechenden Apps, für die eine Freigabe für den Gastbenutzer existiert. Er hat auf die Apps E-Mail und Portal keinen Zugriff.
Ein Gastbenutzer hat keinen Zugriff auf das Adressbuch Alle Benutzer.
Ein Gastbenutzer kann selbst keine Freigaben anlegen.
So geben Sie Daten frei für andere Personen:
Wählen Sie die App, in der Sie Daten freigeben möchten. Wählen Sie in der Ordneransicht einen Ordner.
In der App Drive wählen Sie alternativ im Anzeigebereich einen Ordner oder eine Datei.
Hinweis: Je nach App können manche Ordner nicht freigegeben werden.
Klicken Sie neben dem Ordnernamen auf das Symbol Aktionen . Klicken Sie auf Freigeben / Berechtigungen.
In der App Drive klicken Sie alternativ in der Werkzeugleiste auf das Symbol Freigeben , oder Sie verwenden im Anzeigebereich das Kontextmenü.
Das Fenster zum Erteilen von Berechtigungen öffnet sich.
Wenn Sie die Daten ausschließlich an bestimmte Personen freigeben wollen, wählen Sie unter Wer kann auf diesen Ordner zugreifen? den Eintrag Nur eingeladene Personen.
Hinweis: In der App E-Mail ist diese Einstellung nicht verfügbar.
Geben Sie in Personen einladen einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein.
Um die Berechtigung einer Person festzulegen, wählen Sie in Einladen als eine Benutzerrolle.
Um die Benutzerrolle einer hinzugefügten Person anzupassen, klicken Sie neben der Person auf die zugewiesene Benutzerrolle oder auf Details.
Um die Berechtigung für eine Person zu entfernen, klicken Sie neben der Person am rechten Rand auf das Symbol Aktionen . Klicken Sie auf Entfernen.
Das Eingabefeld Einladungsnachricht (optional) wird angezeigt. Bei Bedarf geben Sie eine Nachricht ein.
Wenn Sie die Daten an alle Personen freigeben wollen, die einen Link erhalten, wählen Sie unter Wer kann auf diesen Ordner zugreifen? den Eintrag Jeder mit dem Link und eingeladene Personen.
Hinweis: In der App E-Mail ist diese Funktion nicht verfügbar.
Um den Link mit Hilfe der Zwischenablage weiterzugeben, klicken Sie neben Öffentlicher Links auf Link kopieren.
Mit Hilfe des Links können Personen die freigegebenen Daten nur lesen. Andere Berechtigungen können für öffentliche Links nicht vergeben werden.
Bei Bedarf können Sie zusätzlich Personen zu der Freigabe einzuladen.
Optionen:
Um die Einstellungen anzupassen, klicken Sie in der Titelleiste auf das Symbol Freigabeoptionen . Die folgenden Einstellungen sind verfügbar:
Link-Optionen
Wenn die Freigabe nach einer bestimmten Zeit erlöschen soll, wählen Sie in Ablaufdatum einen Zeitraum.
Wenn Sie den Zugriff mit Hilfe eines Passworts schützen wollen, geben Sie in Passwort (optional) ein Passwort ein. Stellen Sie sicher, dass der Empfänger des öffentlichen Links das Passwort erhält.
Hinweis: In der App E-Mail sind die Link-Optionen nicht verfügbar.
Einladungsoptionen
Damit Personen, die Sie zu einer Freigabe einladen, automatisch eine Nachricht erhalten, aktivieren Sie Benachrichtigung per E-Mail senden.
Untergeordnete Aktionen:
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