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建立約會

於建立約會時新增參與者和資源

您可以邀請其他使用者或外部參與者加入約會。

如何在約會編輯視窗窗口中增加參與者或資源:

  1. 參與者與資源下方的欄位輸入:參與者的電子郵件地址、群組名稱、通訊組清單名稱或資源。

    • 輸入時,將顯示符合的建議。若要接受該建議,請點擊該建議。若要接受第一個建議項目,按下 Enter 鍵。

    • 要從通訊錄選擇參與者或資源,點擊輸入欄位右方的選擇聯絡人圖示

    若參與者不一定必須參加,但應該收到約會通知,可將參與者標示為「可不出席」。要這樣做,點擊參與者旁的可不參加圖示。

  2. 視設定而定,您可以設定參與者是否可以稍後編輯約會。要這麼做,勾選允許參與者編輯此約會選取盒。請注意下列項目:

    • 此選項在公開資料夾的約會無法使用。

    • 外部參與者無法變更這些約會。

    • 此選取盒僅有約會管理員可用。所有變更都需由主辦者進行。

    • 參與者可新增參與者但無法移除。參與者無法移除自己。

  3. 要移除參與者或資源,點擊移除圖示

    預設情況下,將以您為約會主辦者。若您在公開行事曆建立約會,可從約會移除主辦者。要這樣做,點擊移除圖示

結果:

  • 所有參與者都會在通知區域收到通知。參與者可以在通知設定的行事曆段落,指定是否要透過電子郵件接收約會邀請。

    外部參與者會透過郵件收到約會邀請。

  • 當參與者接受了約會,約會將顯示於行事曆。

  • 在通知設定的行事曆區段中,您可以指定在參與者接受或拒絕邀請時,是否要收到通知郵件。

    若外部參與者接受或拒絕約會,將會收到電子郵件。

  • 視設定而定,您可以將受管理的資源加入到約會中。這種情況下,預約代表將會收到該資源的借用請求。

  • 當預約代理人接受或拒絕您對資源的借用請求時,將收到通知。

秘訣:可以使用排程畫面來尋找所有人都空閒的約會與資源。

進階操作:

其他操作:

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