In base all'applicazione, è possibile condividere i dati con altre persone con permessi di lettura o modifica invitandole a un elemento condiviso o creando un collegamento pubblico e condividendolo.
Sono disponibili le seguenti opzioni:
Cartelle di posta
La cartella Posta in arrivo così come tutte le cartelle e le sottocartelle in Le mie cartelle possono essere condivise con utenti interni con permessi di lettura.
Gli utenti interni devono sottoscrive la cartella di posta condivisa per leggere i messaggi della cartella, vedere Sottoscrivere le cartelle di posta elettronica condivise o personali.
La cartella Le mie cartelle non può essere condivisa.
Se condividi una cartella, le sue sottocartelle non saranno condivise automaticamente.
Calendario
Le cartelle in I miei calendari possono essere condivise con utenti interni con permessi di lettura o modifica.
La cartella I miei calendari non può essere condivisa.
Rubrica
Le cartelle in Le mie rubriche possono essere condivise con utenti interni con permessi di lettura o modifica, con collaboratori esterni solo con permessi di lettura.
Le cartelle Le mie rubriche e Tutti gli utenti non possono essere condivise.
Attività
Le cartelle in Le mie rubriche possono essere condivise con utenti interni con permessi di lettura o modifica, con collaboratori esterni solo con permessi di lettura.
La cartella I miei elenchi non può essere condivisa.
File
I file e le cartelle in I miei file possono essere condivisi con utenti interni e contatti esterni con permessi di lettura o modifica.
Se si condivide una cartella, anche le sue sottocartelle saranno condivise automaticamente.
In tutte le applicazioni, tranne che nell'applicazione Posta elettronica, è possibile creare un collegamento pubblico e inviarlo ad altre persone. Le persone con il collegamento pubblico possono leggere i dati condivisi, ma non modificarli.
Note:
Per condividere i dati, è necessario disporre dei permessi amministrativi per la rispettiva cartella. Si dispone dei diritti di amministratore esclusivi per i propri calendari personali, rubriche ed elenchi di attività. Non è possibile concedere diritti di amministratore per tali cartelle ad altri utenti.
Le cartelle condivise sono marcate con l'icona Condivisione .
Nell'applicazione File, gli oggetti condivisi saranno visualizzati sotto la cartella Le mie condivisioni.
Quando si condividono elementi, alle persone sono concessi determinati permessi per i dati condivisi, vedere Quali permessi possono essere utilizzati? e Casi d'uso dei permessi.
Per i collaboratori esterni, si applicano le seguenti regole:
Si selezionano le persone e i permessi relativi per l'accesso a un elemento condiviso. In base ai permessi, i contatti esterni potranno accedere al groupware con o senza l'immissione di una password.
Un utente ospite può visualizzare solo dati e le rispettive applicazioni che sono state condivise con l'utente ospite. L'utente ospite non ha accesso all'applicazione Posta elettronica and Portale.
Gli utenti ospiti non hanno accesso alla rubrica di Tutti gli utenti. Non possono condividere elementi.
Come condividere i dati con altre persone:
Selezionare l'applicazione che deve essere utilizzata per condividere i dati. Selezionare una cartella nella vista delle cartelle.
Nell'applicazione File, è possibile anche selezionare una cartella o un file nell'area di visualizzazione.
Nota: in base all'applicazione, alcune cartelle non possono essere condivise.
Fare clic sull'icona Azioni accanto al nome della cartella. Fare clic su Condivisione / Permessi.
Nell'applicazione File, è possibile fare clic anche su Condividi nella barra degli strumenti o utilizzare il menu contestuale nell'area di visualizzazione.
Si aprirà la finestra per la concessione delle autorizzazioni.
Per condividere i dati esclusivamente con persone specifiche, selezionare Solo persone invitate sotto Chi può accedere a questa cartella?
Nota: la seguente opzione non è disponibile nell'applicazione Posta elettronica
Digitare un nome o un indirizzo di posta elettronica in Invita persone.
Per impostare i permessi di una persona, selezionare un ruolo utente in Invita come.
Per modificare il ruolo utente di una persona aggiunta, fare clic sul ruolo utente assegnato accanto alla persona o su Dettagli.
Per rimuovere il permesso di una persona, fare clic sull'icona Azioni accanto alla persona. Fare clic su Rimuovi.
Il campo di inserimento Messaggio di invito (facoltativo) sarà visualizzato. Se richiesto, digitare un messaggio.
Per condividere i dati con tutte le persone che ottengono un collegamento, selezionare Chiunque abbia il collegamento e le persone invitate sotto Chi può accedere a questa cartella?
Nota: la seguente opzione non è disponibile nell'applicazione Posta elettronica
Per inviare il collegamento utilizzando gli appunti, fare clic su Copia collegamento accanto a Collegamenti pubblici.
Le persone con il collegamento possono solo leggere i dati condivisi. Altri permessi non possono essere concessi per i collegamenti pubblici.
È possibile invitare altre persone all'elemento condiviso.
Opzioni:
Per modificare le impostazioni, fare clic sull'icona Opzioni di condivisione nella barra del titolo. Sono disponibili le seguenti impostazioni:
Opzioni del collegamento:
Per impostare un limite di tempo per l'accesso ai dati condivisi, seleziona un intervallo di tempo in Scadenza.
Per proteggere l'accesso con una password, inserire una password in Password (facoltativa). Assicurarsi che il destinatario del collegamento pubblico riceva la password.
Nota: le opzioni del collegamento non saranno disponibili nell'applicazione Posta elettronica
Opzioni di invito
Per inviare automaticamente un messaggio alle persone da voi invitate a un elemento condiviso per la prima volta, abilitare Invia notifica tramite posta elettronica.
Azioni subordinate:
Aggiungere automaticamente contatti o risorse da una rubrica
Aggiunta automatica di contatti o risorse dall'elenco degli indirizzi
Argomenti correlati:
Visualizzare o modificare le condivisioni nell'applicazione File
Sottoscrivere le cartelle di posta elettronica condivise o personali
Argomento principale: Condividere dati