U kunt gegevens delen met andere personen met lees- of bewerktoegang door die personen uit te nodigen voor een gedeeld item. Die personen krijgen automatisch een e-mailuitnodiging. U kunt ook gegevens delen met leesrechten door een openbare link te maken en deze naar andere personen te sturen.
De volgende opties bestaan:
U kunt e-mailmappen delen met interne gebruikers met leestoegang. Als u een e-mailmap deelt, worden de submappen niet gedeeld.
U kunt agenda's, adresboeken en taaklijsten delen met andere personen met lees- of bewerkingsrechten.
Opmerking: het Alle gebruikers adresboek kan niet worden gedeeld.
U kunt agenda's delen met externe contacten met lees- of bewerktoegang. U kunt adresboeken en takenlijsten delen met externe contacten met leestoegang.
In de Bestanden app kan u mappen en bestanden delen met interne gebruikers en externe partners met lees- of bewerktoegang. Als u een Bestanden map deelt, worden de submappen ook automatisch gedeeld.
In alle apps, behalve de E-mail app, kunt u een openbare link maken en deze doorgeven aan andere personen. Personen met de openbare link kunnen de gedeelde gegevens lezen, maar niet bewerken.
Houd rekening met het volgende:
Om gegevens te kunnen delen, moet u beheerdersrechten hebben voor de betreffende map. U heeft de exclusieve beheerdersrechten voor uw persoonlijke agenda's, adresboeken en takenlijsten. U kunt geen beheerdersrechten voor die mappen toekennen aan andere gebruikers.
Gedeelde mappen worden gemarkeerd met het Delen pictogram .
In de Bestanden app, worden gedeelde mappen getoond onder de Mijn gedeelde elementen map.
Als u een e-mailmap deelt met een interne gebruiker, moet de interne gebruiker zich abonneren op deze e-mailmap om de e-mails in deze map te kunnen lezen, zie Abonneren op gedeelde of persoonlijke e-mailmappen.
Bij het delen van items krijgen interne gebruikers of externe partners bepaalde rechten voor de gedeelde gegevens, zie Welke rechten kunnen worden gebruikt? en Gebruiksvoorbeelden van rechten.
Voor externe partners gelden de volgende regels:
U selecteert de personen en hun machtigingen voor toegang tot een gedeeld item. Afhankelijk van de rechten worden externe partners met of zonder een wachtwoord in de groupware aangemeld.
Gastgebruikers hebben alleen toegang tot de apps die met hen zijn gedeeld. Een gastgebruiker heeft geen toegang tot de E-mail en Portaal app.
Een gastgebruiker heeft geen toegang tot het Alle gebruikers adresboek.
Een gastgebruiker kan geen items delen.
Om gegevens te delen met andere personen gaat u als volgt te werk:
Selecteer welke app gebruikt moet worden voor het delen van gegevens. Selecteer een map uit de mappenboom.
In de Bestanden app kan u ook een map of een bestand selecteren in het hoofdgebied.
Opmerking: Afhankelijk van de app kunnen sommige mappen niet gedeeld worden.
Klik op het Acties pictogram naast de mapnaam. Klik op Delen / Rechten.
In de Bestanden app kunt u ook klikken op Delen in de werkbalk of gebruik het contextmenu in het weergavegebied.
Het venster voor het toekennen van rechten wordt geopend.
Om de gegevens exclusief met specifieke personen te delen, selecteert u Alleen uitgenodigde personen onder Wie heeft toegang tot deze map?
Opmerking: deze optie is niet beschikbaar in de E-mail app.
Voer een naam of e-mailadres in Mensen uitnodigen.
Om de rechten van een persoon in te stellen selecteert u een rol in Uitnodigen als.
Om de rol van een toegevoegde persoon aan te passen klikt u op de toegewezen rol naast de persoon op op Details.
Om de rechten van een persoon te verwijderen klikt u op het Acties pictogram naast de persoon. Klik op Wissen.
Het Uitnodigingsbericht (optioneel) invoerveld wordt weergegeven. Voer indien nodig een bericht in.
Om de gegevens te delen met alle personen die een link krijgen, selecteert u Iedereen met de link en uitgenodigde mensen onder Wie heeft toegang tot deze map?
Opmerking: deze optie is niet beschikbaar in de E-mail app.
Om de link door te geven via het klembord, klikt u op Kopieer link naast Openbare links.
Personen met de link kunnen alleen de gedeelde gegevens lezen. Er kunnen geen andere rechten worden verleend voor openbare links.
U kunt extra personen uitnodigen voor het gedeelde item.
Opties:
Om de instellingen aan te passen klikt u op de Deel mogelijkheden pictogram in de titelbalk. De volgende instellingen zijn beschikbaar:
Linkopties:
Als u een tijdslimiet wilt instellen voor de toegang tot de gedeelde gegevens, selecteert u een tijdsbestek in Vervaldatum.
Om de toegang met een wachtwoord te beveiligen, voert u een wachtwoord in Wachtwoord (optioneel) in. Zorg ervoor dat de ontvanger van de openbare link het wachtwoord ontvangt.
Opmerking: de linkopties zijn niet beschikbaar in de E-mail app.
Uitnodigingsopties
Om automatisch een bericht te sturen naar personen die door u zijn uitgenodigd voor een gedeeld item, schakelt u Melding per e-mail verzenden in.
Onderliggende functies:
Zie ook:
Een uitnodiging opnieuw verzenden
Gedeelde elementen verwijderen
Toon of bewerk gedeelde elementen in de Bestanden app
Zie ook: Gegevens Delen