Vous pouvez partager des données avec d'autres personnes, avec des droits d'accès en lecture ou en écriture, en invitant ces personnes à utiliser un objet partagé. Ces personnes reçoivent automatiquement une invitation par courriel. Vous pouvez également partager des données avec un accès en lecture seule en créant un lien public et en envoyant ce lien à d'autres personnes.
Vous disposez des options suivantes :
Vous pouvez partager des dossiers de courriel avec des utilisateurs internes avec accès en lecture seule. Si vous partagez un dossier de courriel, ses sous-dossiers ne seront pas partagés.
Vous pouvez partager des agendas, des carnets d'adresses et des listes de tâches avec des utilisateurs internes, avec accès en lecture ou en écriture.
Remarque : Le carnet d'adresses Tous les utilisateurs ne peut pas être partagé.
Vous pouvez partager des agendas avec des contacts externes avec accès en lecture ou en écriture. Vous pouvez partager des carnets d'adresses et des listes de tâches avec des contacts externes avec accès en lecture seule.
Dans l'application Fichiers, vous pouvez partager des dossiers et fichiers avec des utilisateurs internes et des contacts externes, avec accès en lecture ou en écriture. Si vous partagez un dossier Fichiers, ses sous-dossiers seront automatiquement partagés aussi.
Dans toutes les applications, à l'exception de Courriel, vous pouvez créer un lien public et le transmettre à d'autres personnes. Toute personne disposant du lien public peut lire les données partagées, mais pas les modifier.
Quelques remarques :
Pour pouvoir partager des données, vous devez disposer des droits d'administration sur le dossier concerné. Vous avez les droits d'administration exclusifs sur vos agendas, carnets d'adresses et listes de tâches personnels. Vous ne pouvez pas accorder de droits d'administration sur ces dossiers à d'autres utilisateurs.
Les dossiers partagés sont identifiés par l'icône Partage .
Dans l'application Fichiers, les objets partagés sont affichés sous le dossier Mes partages.
Si vous partagez un dossier de courriel avec un utilisateur interne, celui-ci doit s'abonner au dossier pour pouvoir lire les messages qu'il contient, voir S'abonner à des dossiers de courrier partagés ou personnels.
Lorsque vous partagez des objets, les utilisateurs internes et partenaires externes se voient accorder certains droits sur les données partagées, voir Quels droits peuvent être accordés ? et Cas d'utilisations des droits.
Pour des partenaires externes, les règles suivantes s'appliquent :
Vous sélectionnez les personnes et les droits que vous leur accordez pour l'accès à un objet partagé. Suivant les droits accordés, les contacts externes seront connectés au collecticiel avec ou sans saisie d'un mot de passe.
Un utilisateur invité peut uniquement afficher les données et les applications correspondantes ayant été partagées avec lui. Un utilisateur invité n'a pas accès à l'application Courriel and Portail.
Un utilisateur invité n'a pas accès au carnet d'adresses Tous les utilisateurs.
Un utilisateur invité ne peut pas partager d'objets.
Pour partager des données avec d'autres personnes :
Choisissez l'application à utiliser pour partager les données. Dans la vue des dossiers, sélectionnez un dossier.
Dans l'application Fichiers, vous pouvez également sélectionner un dossier ou un fichier dans la zone d'affichage.
Remarque : suivant l'application, certains dossiers ne peuvent pas être partagés.
Cliquez sur l'icône Actions à côté du nom du dossier. Cliquez sur Partage / Droits.
Dans l'application Fichiers, vous pouvez également cliquer sur Partager dans la barre d'outils ou utiliser le menu contextuel dans la zone d'affichage.
La fenêtre de réglage des droits s'ouvre alors.
Si vous souhaitez partager les données exclusivement avec une liste de personnes spécifiques, choisissez Uniquement les personnes invitées sous Qui peut accéder à ce dossier ?.
Remarque : cette option n'est pas disponible dans l'application Courriel.
Saisissez un nom ou une adresse électronique dans le champ Inviter des personnes.
Pour définir l'accès d'une personne donnée, choisissez un rôle d'utilisateur dans Inviter en tant que.
Pour adapter le rôle d'utilisateur d'une personne ajoutée, cliquez sur le rôle d'utilisateur accordé figurant à côté de la personne ou sur Détails.
Pour supprimer un droit d'un utilisateur, cliquez sur l'icône Actions à côté de son nom. Cliquez sur Supprimer.
Le champ de saisie Message d'invitation (facultatif) est affiché. Si nécessaire, saisissez un message.
Pour partager les données avec toute personne disposant du lien, sélectionnez Toute personne disposant du lien et personnes invitées sous Qui peut accéder à ce dossier ?.
Remarque : cette option n'est pas disponible dans l'application Courriel.
Pour transmettre le lien via le presse-papiers, cliquez sur Copier le lien à côté de l'élément Liens publics.
Les personnes disposant du lien peuvent uniquement lire les données partagées. Il n'est pas possible d'accorder d'autres droits pour les liens publics.
Vous pouvez inviter d'autres personnes à consulter l'élément partagé.
Options :
Pour adapter les réglages, cliquez sur l'icône Options de partage dans la barre de titre. Les réglages suivants sont disponibles :
Options relatives aux liens :
Pour définir une limite de temps pour l'accès aux données partagées, sélectionnez une période dans Expiration.
Pour protéger l'accès par un mot de passe, saisissez un mot de passe dans le champ Mot de passe (facultatif). Assurez-vous que le destinataire du lien public reçoit bien le mot de passe.
Remarque : les options relatives aux liens ne sont pas disponibles dans l'application Courriel.
Options relatives à l'invitation
Pour envoyer automatiquement un message aux personnes que vous invitez à consulter un objet partagé, activez l'option Envoyer une notification par courriel.
Actions subordonnées :
Ajouter automatiquement des adresses électroniques depuis un carnet d'adresses
Ajouter automatiquement des adresses électroniques depuis la liste d'adresses
Voir aussi :
Afficher ou modifier des partages dans l'application Fichiers
Sujet supérieur : Partager des données